„Организиране на срещи на заинтересовани лица по проект 02C0520 CIBUS - Cutting food loss and waste in Europe/Намаляване на хранителните отпадъци и загубата на храни в Европа, финансиран по програма ИНТЕРРЕГ ЕВРОПА 2021-2027“

В рамките на договора следва да бъдат изпълнени следната дейност:
Дейност 1: Организация и провеждане на 4 (четири) среще със заинтересованите страни в България на територията на Република България
Изпълнението включва организиране на 4 (четири) срещи със заинтересовани страни за срока на действие на договора. Срещите ще се провеждат минимум веднъж на всеки шест месеца. Срещите ще включват презентации, уъркшопи и други формати за обсъждане на обмяна на опит по различни теми от областта на управление на хранителните отпадъци. Продължителност на всяка от срещите – 2 часа.
За изпълнението на организация и провеждане на всяка една от срещите се издава отделно възлагателно писмо от Възложителя, което съдържа:  период за провеждане на конференцията, теми за дискусия, списък с лицата до които трябва да се изпрати покана с данни за контакт. Възлагателното писмо се изпраща на Изпълнителя  най-малко 30 календарни дни преди прогнозната начална дата на съответното събитие.
Брой участници за всяка среща: до 10 човека

За изпълнение на дейността Изпълнителят следва да извърши следното за всяка една от срещите:
Предложение за места и конкретни дати на провеждане на срещата. Изпълнителят представя Предложението на Възложителя до 20 календарни дни след получаване на възлагателното писмо. Възложителят информира Изпълнителя за избора си в срок от 20 календарни дни след получаване на Предложението.

Подготовка и изпращане на покани за участие, включително предварителен дневен ред до потенциалните участници. Текстът на поканата и предварителния дневен ред се съгласуват с Възложителя не по-късно от 30 календарни дни преди одобрената дата за начало на съответната Конференция. Поканите се изпращат на хартиен носител и/ или чрез електронно съобщение на потенциалните участници не по-късно от 30 календарни дни преди началната дата на срещата. Възложителят предоставя списък с имена и данни за контакт на лицата, които следва да бъдат поканени. 

Осигуряване на храна за участниците – кафе, чай и лека храна  
Осигуряване на зала за срещата, в зависимост от програмата на срещата. Залата следва да е обзаведена и оборудвана с мултимедийна техника и озвучаване (2 броя подвижни микрофони, мултимедиен проектор и екран, и банер за визуализиране на проекта), да е климатизирана и със заредена минерална вода - по един брой за всеки участник на работен ден.
Осигуряване на лектори/събеседници, експерти по управление на хранителните отпадъци - до двама за всяка една среща съгласно темите от дневния ред на срещите. Списъкът с потенциалните лектори се съгласува предварително с Възложителя, не по-късно от 45 календарни дни преди одобрената дата за начало на срещата. Всички разходи във връзка с осигуряване на участието на лекторите (хонорари, транспорт, настаняване и др.) са за сметка на Изпълнителя.
Регистрация на участниците и осигуряване на присъствени списъци
Осигуряване на снимков материал за срещата
Осигуряване на изнесените презентации на електронен носител.

Систематизиране на информацията
Изпълнителят ще има за задача да систематизира и да подготови подробна информация за всяка една от проведените срещи. Информацията включва най-малко: 1) Регистрационен списък с данни за участниците: име, организация, в която работи/представлява; заемана длъжност, данни за контакт; 2) Снимков материал. 
​​​​​​​