„Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на Агенция „Митници“ и развитие и въвеждане на институционална архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви (СДА)“

Предметът и обемът на поръчката включва изпълнението на следните дейности:
1. Основна дейност1: „Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на АМ. По време на изпълнение на дейността ще се извърши:
а) Осигуряване на описаните в Техническата спецификация (ТС) – Таблица №1 количества устройства (МФУТип1–589 бр., МФУТип2–15бр., МФУТип3–24бр., Скенер–31бр., Плотер–3бр., Етикетен принтер–91бр., Мобилен принтер–137бр.), които да обезпечават нуждите на структурата на АМ от печат, копиране, сканиране и изпращане/получаване на факс без ограничение в обемите документи, които ще се генерират през периода, за който устройствата са отдадени под наем. Съдържащите се в Таблица №1 количества са ориентировъчни (прогнозни) и в тях може да настъпи промяна по преценка и в зависимост от конкретните потребности на Възложителя, като Възложителят може да не поръча всички обявени количества или да заяви повече от прогнозния брой за всички или за някой от типовете устройства в рамките на срока за изпълнение на този Договор;
б) Осигуряване на хардуерно – софтуерно решение за наблюдение, анализи и отчетност;
в) Първоначално разпределение и доставка на устройствата, съгласно описаното в „Разпределение на устройствата по локации“ – Приложение №1 към ТС (в това число инсталация на драйвери на 3362 потребителя);
г) Обучение на потребителите и администраторите за работа с устройствата;
д) Осигуряване на непрекъснатост на достъпа до дейностите по печат, копиране, сканиране и изпращане/получаване на факс, включително и в ГКПП с работен режим (24х7);
е) Осигуряване на резервираност на решението (пренасочване на печата към друго устройство до отстраняване на възникнал сервизен или друг инцидент), в това число осигуряване на оборотно устройство при необходимост от ремонт на устройството в оторизиран сервиз;
ж) Система за наблюдение и управление на устройствата, с цел тяхното обслужване и поддръжка;
з) Възможност за увеличаване/намаляване на броя на използваните устройства за периода на обслужване;
и) Възможност за разместване на вече въведени в експлоатация устройства, според промените в потребностите на АМ за периода на обслужване;
й) Извеждане на устройствата от експлоатация, след приключване на Договора;
2. Основна дейност2: „Aнализ и опис на наличните документни масиви на хартиен и електронен носител в архивните фондове на АМ. По време на изпълнение на дейността ще се извърши:
а) изготвяне на анализ на всички типове документи, налични в архиви;
б) опис на архивните фондове и извеждане на обеми в брой хартиени носители към типове документи, версии, формати, тип съдържатели, състояние на хартиените носители и местоположение по локации/звена в АМ;
в) изработване на доклад, съдържащ цялостен опис на архивните фондове на АМ с териториално разпределение, количествен и качествен състав;
3. Основна дейност3: „Развитие на Институционалната архитектура (ИА) на АМ по отношение на система за дигитални архиви“, включваща:
а) Развитие на Бизнес Архитектура;
б) Развитие на Архитектура на Данните;
в) Развитие на Архитектура на Приложенията;
г) Развитие на Технологична Архитектура;
4. Основна дейност4: „Въвеждане на ИА на АМ по отношение на система за дигитални архиви“. В рамките на дейността ще бъде разработена, изградена и внедрена информационна система, с помощта на която хартиените документи ще бъдат сканирани и съхранени с дигитални средства. Софтуерът ще обезпечи процеса по цялостната обработка на информацията от сканираните документи, както и последващо търсене по различни признаци:
а) Компоненти на системата:
а.1) OCR (Optical Character Recognition – оптично разпознаване на символи) - OCR функционалността ще позволи автоматичното разпознаване на текст от сканирани хартиени документи, лабораторни протоколи, сертификати, формуляри и други документи, използвани в ежедневната работа, както и да се елиминира необходимостта от ръчно въвеждане на информация, което ще намали риска от човешки грешки и значително ще съкрати времето за обработка;
а.2) DMS (Document Management System – система за управление на документи) - DMS ще служи като централизирана платформа за съхранение, категоризация, индексиране и контрол на достъпа до електронните документи.
Комбинацията на тези две технологии, работещи в синхрон, ще осигури цялостно дигитализиране, структуриране и управление на документопотока, като улесни проследимостта и спазването на нормативните изисквания в контекста на различните процедури;
б) Първоначално сканиране и дигитализиране на хартиените архиви;
в) Възможност за търсене и достъп до информация;
г) Предоставяне на оторизирани потребители достъп до набор от стандартни (предефинирани) справки (с пълно текстово търсене), които обхващат различни елементи и обекти в процеса, ще открива информация в структурирани и неструктурирани данни и ще извършват филтриране и експорт;
д) Допълнителни функционалности - ще се разработи функционалност на ниво приложение за одит на потребителските действия в системата; ще се осигури възможност за изготвяне и използване на шаблони за често срещани документи;
е) Интеграция със Система за управление на идентичностите и достъпа (СУИД);
ж) Интеграция с Лабораторната информационна система (LIMS – Laboratory Information Management System);
з) Интеграция с деловодната система Eventis R7;
5. Основна дейност5:"Дигитализация на хартиения архив и импортиране в изградената система“. По време на изпълнение на дейността ще се извърши:
а) Пълна дигитализация на хартиените документи;
б) Периодична дигитализация на документите;
6. Основна дейност6: „Обучение на 30 служители на АМ (25 потребители и 5 администратори) за работа с реализираните функционалности по отношение на система за дигитални архиви“;
7. Прехвърляне на правата на интелектуална собственост върху Софтуерните продукти/Системата;
8. Гаранционна поддръжка на разработените Софтуерни продукти в съответствие с процесите съгласно ITIL4 или по-висока актуална версия.